PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP

Tên giao dịch quốc tế: Department of Administrative Affairs

 

A. Chức năng

1. Giúp Hiệu trưởng công tác tổng hợp, thi đua, khen thưởng; công tác văn thư, lưu trữ, pháp chế, cấp phát thư báo; các hoạt động của Bộ phận một cửa, lễ tân, phục vụ và các phương tiện giao thông vận tải.

2. Đầu mối thông tin, liên lạc giữa Lãnh đạo Nhà trường với các đơn vị trong Trường và các cơ quan ngoài Trường.

B. Nhiệm vụ

1. Công tác cải cách hành chính, tổng hợp

a) Chủ trì công tác xây dựng kế hoạch cải cách hành chính trong Nhà trường; phối hợp tổ chức thực hiện cải cách hành chính đã được Hiệu trưởng phê duyệt và đánh giá công tác cải cách hành chính của các đơn vị.

b) Lập chương trình kế hoạch tuần, tháng, học kỳ và năm học; làm báo cáo công tác tháng, học kỳ, năm học, các loại báo cáo khác theo yêu cầu của Trường, Bộ Giáo dục và Đào tạo và các cơ quan khác.

c) Chủ trì, phối hợp chuẩn bị nội dung các cuộc họp Giao ban cơ quan hàng tháng, hội nghị công chức, viên chức hàng năm, các hội nghị tổng kết chuyên đề, tổng kết năm học; Thư ký các cuộc họp Giao ban cơ quan hàng tháng, Hội đồng thi đua Trường, họp Ban Giám hiệu và các buổi làm việc của lãnh đạo Trường.

d) Phối hợp quản lý hoạt động của Văn phòng các Khoa, Trường trực thuộc.

2. Công tác thi đua, khen thưởng

a) Chủ trì hướng dẫn thực hiện Luật Thi đua - Khen thưởng; cụ thể các tiêu chí, tiêu chuẩn thi đua; lên kế hoạch, chương trình cho các phong trào thi đua của Trường.

b) Chủ trì tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng của Trường; hoàn thiện hồ sơ thi đua khen thưởng trình hội đồng cấp trên xét duyệt.

3. Công tác văn thư, lưu trữ, pháp chế

a) Xây dựng và tổ chức thực hiện Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trường; soạn thảo trình Hiệu trưởng ban hành các văn bản về quy chế, quy định, kế hoạch, công văn, chương trình công tác, thông báo, thông tri triệu tập, hướng dẫn tổ chức các hoạt động của Trường.

b) Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ theo uỷ quyền của Hiệu trưởng.

c) Thẩm định cơ sở pháp lý của văn bản do các đơn vị soạn thảo, kiểm tra và góp ý chỉnh sửa thể thức trước khi trình Hiệu trưởng ký, ban hành.

d) Y sao các văn bản của Nhà trường ban hành (ngoài văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm); sao lục các văn bản; xác nhận chữ ký của cán bộ theo quy định.

e) Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, phát hành công văn, tài liệu đến và đi theo quy định.

f) Bảo quản, sử dụng con dấu của Trường, con dấu của các đơn vị theo quy chế.

g) In các loại văn bằng, chứng chỉ, giấy chứng nhận do Trường Đại học Vinh cấp theo Quy chế in và quản lý văn bằng, chứng chỉ của Nhà trường.

4. Công tác quản lý, cấp phát thư báo và thông tin liên lạc

a) Xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện mua các loại báo, tạp chí cho các đơn vị trong Trường và Thư viện.

b) Quản lý và phục vụ công tác văn thư, tài liệu, ấn phẩm, điện tín...

c) Thực hiện công tác thông tin, liên lạc giữa Nhà trường với các đơn vị; giữa Nhà trường với cấp trên và với các cơ quan khác.

d) Chủ trì tổ chức thực hiện quản lý hành chính điện tử eOffice; thường trực của Ban Quản lý, Ban Biên tập website và email của Trường.

5. Công tác lễ tân, phục vụ

a) Đầu mối tổ chức các hoạt động kỷ niệm, sự kiện lớn của Nhà trường; phụ trách lễ nghi, khánh tiết, trang trí cho các hoạt động.

b) Phối hợp tổ chức các hoạt động, lễ nghi tại Nhà truyền thống.

c) Tiếp đón khách đến liên hệ công tác với Trường; xây dựng và thực hiện chế độ tiếp khách của Trường.

d) Phục vụ và quản lý tài sản các phòng làm việc của Ban Giám hiệu, các phòng họp, phòng khánh tiết, Hội trường và các phòng làm việc khác được giao.

e) In, sao các tài liệu, văn bản của Nhà trường.

6. Công tác của Bộ phận một cửa và phục vụ phương tiện giao thông vận tải:

a) Điều hành hoạt động của Bộ phận một cửa; xây dựng, bổ sung các nhiệm vụ của Bộ phận một cửa trên cơ sở tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cán bộ, người học và khách đến làm việc với Trường. Trực tiếp quản lý, tổ chức các hoạt động của Đội Thanh niên xung kích phục vụ cho các hoạt động của Nhà trường.

b) Quản lý và điều hành các hoạt động của Tổ xe; thực hiện công tác bảo quản, bảo trì xe theo quy định; thực hành tiếp kiệm chống lãng phí trong vận hành xe.

c) Xây dựng kế hoạch thuê, mướn các phương tiện giao thông vận tải; đặt vé tàu, xe, máy bay để phục vụ cho các hoạt động của Nhà trường.