Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy định này quy định nguyên tắc làm việc, chế độ trách nhiệm, lề lối làm việc, quan hệ công tác và trình tự giải quyết công việc của Phòng Hành chính tổng hợp (HCTH), Trường Đại học Vinh (sau đây gọi tắt là Phòng).
2. Quy định này áp dụng đối với tất cả các cán bộ của Phòng và các tổ chức, cá nhân có liên quan.
Điều 2. Nguyên tắc và lề lối làm việc
1. Phòng HCTH, Trường Đại học Vinh làm việc theo chế độ thủ trưởng. Mọi hoạt động của Phòng phải tuân thủ các quy định của pháp luật và các quy định của Nhà trường.
- Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm về toàn bộ các công việc của Phòng, là người làm việc trực tiếp với Đảng uỷ, Ban Giám hiệu, các đoàn thể, Trưởng, Phó các đơn vị trong trường và khách bên ngoài đến làm việc với Phòng. Trong trường hợp cần thiết, Trưởng phòng uỷ quyền cho Phó Trưởng phòng làm việc thay. Khi đó Phó Trưởng phòng phải chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về công việc được giao.
- Cán bộ của Phòng phải xử lý và giải quyết công việc đúng trình tự, thủ tục, phạm vi trách nhiệm, thẩm quyền. Cán bộ của Phòng không được cung cấp thông tin ra bên ngoài khi chưa được sự đồng ý của Trưởng phòng, nhất là các thông tin về Trường.
2. Mỗi cán bộ của Phòng phải hình thành phong cách làm việc chuyên nghiệp thể hiện trên các mặt: Tinh thần chủ động và trách nhiệm trước công việc; Nề nếp sinh hoạt công sở; Cách ứng xử, quan hệ với đồng nghiệp và người đến làm việc; Quy trình giải quyết công việc và chế độ báo cáo; Chất lượng và hiệu quả thực thi nhiệm vụ được giao; Không ngừng học tập, rèn luyện nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
3. Mọi hồ sơ, văn bản trước khi ra khỏi Phòng phải được Trưởng phòng xem xét, phê duyệt. Đối với những hồ sơ, văn bản thuộc lĩnh vực do Phó Trưởng phòng phụ trách cũng cần được bàn bạc, trao đổi với Trưởng phòng để biết và phê duyệt.
4. Trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc phải bảo đảm tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật, chương trình, kế hoạch, lịch làm việc và quy định của Trường, trừ những công việc được yêu cầu giải quyết ở mức độ “khẩn”, “hỏa tốc”.
5. Trưởng phòng là người đại diện cho Phòng phát biểu chính thức tại các cuộc họp của Nhà trường về các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của Phòng. Trong trường hợp cần thiết, Trưởng phòng sẽ tổ chức hội ý với cán bộ của Phòng để chuẩn bị nội dung cho cuộc họp. Phó Trưởng phòng và cán bộ của Phòng đi dự họp có thể phát biểu làm rõ thêm ý kiến của Trưởng phòng. Những nội dung chưa thống nhất hoặc trái với ý kiến của Trưởng phòng sẽ được trao đổi trong nội bộ Phòng sau cuộc họp.
Điều 3. Quy định về thời gian làm việc
- Cán bộ làm việc tại Phòng phải thực hiện đúng quy định về giờ giấc làm việc của Trường. Nếu có lý do chính đáng cần đi muộn, về sớm hoặc nghỉ việc phải báo cáo lãnh đạo Phòng và phải chủ động sắp xếp công việc của Phòng thuộc lĩnh vực được phân công để bảo đảm công việc luôn thông suốt.
- Hết giờ làm việc phải sắp xếp gọn gàng hồ sơ, tài liệu, tắt các thiết bị, khoá cửa cẩn thận.
- Tập thể, cá nhân khi có nhu cầu làm việc ngoài giờ phải báo cáo lãnh đạo Phòng.
Điều 4. Trách nhiệm công vụ
- Cán bộ của Phòng có trách nhiệm giải quyết công việc theo đúng nhiệm vụ được phân công với năng suất, chất lượng và hiệu quả cao. Chấp hành các quy định khi thi hành công vụ.
- Có thái độ nhã nhặn, ân cần khi giao tiếp để giải quyết công việc, không gây phiền hà, sách nhiễu đối với người đến liên hệ giải quyết công việc. Giải quyết công việc tích cực, đúng hẹn.
- Phải đeo phù hiệu công chức khi đến cơ quan làm việc, có tác phong lịch sự, khiêm tốn, trang phục lịch sự, trang nhã.
- Cán bộ, viên chức phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện công việc của mình và liên đới chịu trách nhiệm kết quả thực hiện những công việc chung trong tập thể có liên quan hoặc tham gia phối hợp.
- Giữ gìn bí mật cơ quan, nhà nước, không mang tài liệu, hồ sơ, tài sản của cơ quan đi nơi khác hoặc cung cấp cho cơ quan, cá nhân khác khi chưa có ý kiến của lãnh đạo Phòng, lãnh đạo Nhà trường.
Điều 5. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Trưởng phòng
1. Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về toàn bộ hoạt động của Phòng theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã được Hiệu trưởng quy định. Tổ chức thực hiện công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng; Chịu trách nhiệm cá nhân trước Hiệu trưởng về kết quả thực hiện công việc được giao và công việc thuộc trách nhiệm và thẩm quyền của mình, kể cả khi đã phân công hoặc uỷ nhiệm cho cấp phó; Thực hiện đầy đủ chế độ thông tin, báo cáo theo quy định của Nhà trường.
2. Xây dựng kế hoạch công tác năm, quý và tháng của Phòng; Tổ chức triển khai, đôn đốc và kiểm tra cán bộ của Phòng thực hiện kế hoạch công tác; Tổ chức và chủ trì các cuộc họp sơ kết, tổng kết, kiểm điểm công tác của Phòng.
3. Chủ động phối hợp với Trưởng các đơn vị khác trực thuộc Trường để xử lý những vấn đề có liên quan đến những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của Phòng và thực hiện nhiệm vụ chung của Trường.
4. Tiếp nhận ý kiến chỉ đạo của Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng; Xử lý văn bản, hồ sơ các đơn vị khác chuyển đến để phân công cho cấp phó hoặc các thành viên trong Phòng đề xuất, giải quyết; Hướng dẫn, đôn đốc, chỉ đạo, kiểm tra cấp phó và cán bộ thực hiện công việc theo đúng tiến độ, có chất lượng; Phân công cấp phó và các thành viên trong đơn vị tham dự các cuộc họp, hội thảo.
5. Quản lý đội ngũ cán bộ và quản lý tài chính, tài sản của Phòng theo quy định của pháp luật và theo sự uỷ quyền của Hiệu trưởng; Xây dựng và kiểm tra việc thực hiện quy định làm việc của Phòng.
6. Tham dự kỳ họp Hội đồng Trường hàng tháng và các cuộc họp khác do Ban Giám hiệu triệu tập (nếu vắng mặt phải báo cáo lãnh đạo chủ trì cuộc họp và uỷ nhiệm cho Phó Trưởng phòng dự họp thay). Tổ chức và phân công cán bộ thực hiện các kết luận của Ban Giám hiệu tại cuộc họp liên quan đến lĩnh vực do Phòng phụ trách.
7. Rà soát lại toàn bộ thủ tục, hồ sơ, nội dung dự thảo văn bản do cán bộ của Phòng chuẩn bị và ghi rõ ý kiến cá nhân trong tờ trình. Trưởng phòng là người trực tiếp trình Ban Giám hiệu, Ban Thường vụ Đảng uỷ các văn bản, hồ sơ. Trong một số trường hợp Trưởng phòng có thể uỷ quyền cho Phó Trưởng phòng hoặc cán bộ của Phòng trình ký văn bản sau khi đã được xem xét, phê duyệt của Trưởng phòng.
Trưởng phòng phải chịu trách nhiệm về các đề xuất hoặc quyết định của mình trước cấp trên.
8. Trưởng phòng khi đi công tác (vắng mặt khỏi đơn vị) hoặc nghỉ từ 02 ngày làm việc trở lên thì uỷ quyền cho Phó Trưởng phòng để giải quyết các công việc thuộc nhiệm vụ, thẩm quyền của Trưởng phòng. Người được uỷ quyền chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, trước Hiệu trưởng và trước pháp luật về mọi hoạt động của đơn vị trong thời gian được uỷ quyền.
Điều 6. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Phó Trưởng phòng
1. Phó Trưởng phòng là người giúp Trưởng phòng, được Trưởng phòng phân công phụ trách chỉ đạo thực hiện một hoặc một số lĩnh vực công tác. Phó Trưởng phòng chủ động xử lý các công việc thuộc phạm vi được phân công. Trong những trường hợp cần thiết thì Phó tưởng phòng trao đổi, bàn bạc với Trưởng phòng để cùng xem xét và đưa ra quyết định cuối cùng.
2. Trường hợp Ban Giám hiệu làm việc và phân công trực tiếp cho Phó Trưởng phòng thì cấp phó phải chịu trách nhiệm thi hành ý kiến chỉ đạo của Ban Giám hiệu và báo cáo kịp thời với Trưởng phòng, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về quyết định của mình.
3. Khi xử lý công việc cụ thể, Phó Trưởng phòng có quyền giữ ý kiến riêng và thể hiện rõ ý kiến đó trong phiếu trình để Trưởng phòng xem xét, quyết định. Phó Trưởng phòng phải chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về các đề xuất của cá nhân và chịu trách nhiệm trước pháp luật trong khi thi hành nhiệm vụ được giao.
Điều 7. Trách nhiệm, phạm vi và cách thức giải quyết công việc của cán bộ Phòng
1. Chấp hành sự chỉ đạo, phân công nhiệm vụ của Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng phụ trách phần việc của Phòng đã được Trưởng phòng phân công phụ trách; thực hiện đầy đủ các quy định của pháp luật về công chức, viên chức, công vụ, Quy chế thực hiện dân chủ ở cơ sở và quy định của Phòng và Nhà trường.
2. Nắm vững hệ thống văn bản pháp quy liên quan đến lĩnh vực công tác của Phòng, nhất là các văn bản liên quan trực tiếp đến lĩnh vực công tác của mình đã được Trưởng phòng phân công, đảm bảo vận dụng chính xác, kịp thời vào các tình huống cụ thể; Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cán bộ của Trường khi đến giải quyết công việc trên cơ sở đảm bảo đúng nguyên tắc và theo quy định của pháp luật; Không ngừng học tập để khai thác tốt hệ thống công nghệ thông tin - truyền thông hỗ trợ giải quyết công việc được giao, nâng cao trình độ tiếng Anh để có thể sử dụng được trong giao tiếp và công việc.
3. Phát huy tính chủ động, sáng tạo để giải quyết công việc đúng thời hạn được giao, đảm bảo chất lượng, tuân thủ quy trình xử lý công việc, đảm bảo về nội dung, hình thức, trình tự, thủ tục ban hành văn bản và có quyền giữ ý kiến riêng, thể hiện ý kiến đó trong phiếu trình để Trưởng phòng xem xét, quyết định. Cán bộ của Phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về công việc được giao và chịu trách nhiệm trước pháp luật khi thi hành nhiệm vụ. Thời hạn hoàn thành các công việc liên quan đến các đơn vị khác trong Trường tối đa là 02 ngày, các công việc khác do Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng phân công phải được hoàn thành đúng thời hạn khi nhận nhiệm vụ được giao. Trong quá trình thực thi công việc, có khó khăn, vướng mắc thì phải kịp thời báo cáo với Trưởng, Phó phòng được biết để tìm hướng giải quyết.
4. Trực phòng theo lịch trình được phân công. Các công việc của người trực phòng gồm: Mở/đóng cửa phòng làm việc, vệ sinh các phòng làm việc, chuẩn bị nước uống. Trong trường hợp đột xuất thì cán bộ chủ động nhờ cán bộ khác trong Phòng thay thế hoặc báo cáo cho lãnh đạo Phòng để xử lý.
5. Trường hợp Ban Giám hiệu yêu cầu làm việc trực tiếp với cán bộ thì cán bộ phải có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu để làm việc. Sau khi làm việc, cán bộ có trách nhiệm báo cáo kịp thời với Trưởng phòng.
6. Chủ động phối hợp công tác, trao đổi ý kiến về các vấn đề có liên quan, cung cấp thông tin hoặc thảo luận trong Phòng, nhóm công tác trong quá trình xử lý công việc cụ thể. Trường hợp cần thiết, cán bộ có quyền đề nghị Trưởng phòng phân công thêm người để phối hợp thực hiện nhiệm vụ.
7. Cán bộ được Trưởng phòng cử tham dự họp sơ kết, tổng kết công tác hoặc bàn các vấn đề liên quan đến công việc được phân công thực hiện khi được mời dự, có quyền đề xuất với Trưởng phòng để đề nghị Trường cung cấp tài liệu cần thiết liên quan đến công việc được giao; tham gia đoàn công tác của Trường khi được Ban Giám hiệu phân công.
8. Làm báo cáo công tác theo chuyên đề, nhiệm vụ được phân công, theo tháng, học kỳ, năm học theo yêu cầu của lãnh đạo Phòng. Dự các cuộc họp Phòng theo kế hoạch.
9. Ngoài việc thực hiện các quy định trên, cán bộ chuyên trách tại Văn phòng Đảng uỷ còn phải tuân thủ theo sự phân công, chỉ đạo của Ban Thường vụ Đảng uỷ và Quy chế làm việc của Văn phòng Đảng uỷ; Cán bộ làm việc tại văn phòng các đoàn thể phải tuân thủ theo sự phân công, chỉ đạo của Ban Thường vụ, Ban Thư ký các đoàn thể và Quy chế làm việc của Ban Chấp hành các đoàn thể.
10. Tất cả cán bộ viên chức của Phòng có nhu cầu học thêm, làm thêm phải báo cáo với Trưởng phòng để có kế hoạch. Chỉ khi có sự đồng ý của Trưởng phòng mới được triển khai thực hiện.
Điều 8. Quy trình quản lý văn bản, tài liệu và thủ tục giải quyết công việc
8.1. Quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu
- Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Nhà trường về công tác quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu lưu tại Phòng; Tổ chức tốt hoạt động lưu trữ khoa học, an toàn; Đảm bảo công tác quản lý, bảo mật tài liệu theo quy định.
- Phó Trưởng phòng và cán bộ của Phòng chịu trách nhiệm lưu giữ văn bản, hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ liên quan đến công việc được phân công.
- Các văn bản do cán bộ chuẩn bị phải được lưu trữ lâu dài trên máy tính theo các thư mục một cách khoa học để dễ tìm kiếm, sẵn sàng đáp ứng các đề nghị báo cáo, thống kê, truy vấn dữ liệu khi có yêu cầu. Các văn bản nhận về từ Trường phải được lưu trữ trong cặp Công văn đến theo các chuyên mục và được lưu trữ theo các quy định hiện hành.
8.2. Thủ tục giải quyết công việc
Bước 1: Tiếp nhận, hiểu rõ mục đích và yêu cầu của công việc được giao, các sản phẩm phải có sau quá trình xử lý;
Bước 2: Xác định văn bản, hồ sơ, tài liệu, trang thiết bị, cơ sở vật chất và các đối tượng liên quan đến công việc được giao;
Bước 3: Chủ động xử lý công việc với tiến độ và chất lượng tốt nhất (chủ động thực hiện chế độ báo cáo trong quá trình thực thi nhiệm vụ);
Bước 4: Báo cáo kết quả, tiến độ trong quá trình xử lý công việc với người phụ trách trực tiếp;
Bước 5: Báo cáo Trưởng phòng kết quả xử lý công việc;
Bước 6: Hoàn thiện kết quả xử lý công việc sau khi có ý kiến của Trưởng phòng.
Bước 7: Lưu trữ kết quả xử lý công việc theo quy định một cách khoa học, an toàn.
8.3. Thủ tục soạn văn bản, duyệt và trình ký văn bản
Bước 1: Tiếp nhận, hiểu rõ mục đích, yêu cầu của văn bản sẽ ban hành;
Bước 2: Xác định văn bản, hồ sơ, tài liệu và các đối tượng liên quan đến văn bản cần soạn thảo;
Bước 3: Soạn văn bản theo đúng quy cách. Rà soát nội dung, hình thức, kiểm tra lỗi chính tả trước khi in bản nháp;
Bước 4: Trình Trưởng phòng xem xét bản in nháp;
Bước 5: Hoàn thiện văn bản, trình Trưởng phòng xem xét lần cuối để ký duyệt;
Bước 6: Trưởng phòng trình ký hoặc uỷ quyền cho cán bộ trình ký văn bản;
Bước 7: Phát hành văn bản (phát hành qua phần mềm eOffice hoặc qua bản in);
Bước 8: Lưu bản gốc (bản có chữ ký của người ký ban hành văn bản).
Điều 9. Tổ chức họp phòng
Trưởng phòng là người triệu tập, tổ chức họp Phòng. Mỗi tháng tổ chức họp phòng một lần sau phiên họp Hội đồng Nhà trường. Tuỳ theo yêu cầu cụ thể Trưởng phòng tổ chức họp Phòng đột xuất.
Cán bộ của Phòng phải chuẩn bị Báo cáo kết quả công tác trong tháng để trình bày trong cuộc họp khi có yêu cầu; Chuẩn bị những ý kiến phát biểu, kiến nghị, đề xuất để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác của Phòng và lĩnh vực mình phụ trách.
Trong trường hợp vắng họp, cán bộ phải xin phép và được sự đồng ý của Trưởng phòng, phải cập nhật nội dung cuộc họp để triển khai thực hiện.